تلعب أنظمة وبرامج الأرشفة الالكترونية دورًا حيويًا في الحفاظ على وإدارة المعلومات ، وكلما زادت الملفات التي تتعامل معها تدرك أهمية إدارة البيانات بكفاءة. يعتبر نظام الأرشفة الالكترونية منهجا منظمًا لتخزين وتنظيم واسترجاع المعلومات، مما يضمن إمكانية الوصول إليها وسلامتها على المدى الطويل.
هنا نشرح خطوات اعداد والعمل على برنامج الارشيف الالكتروني متعدد اللغات والذي يقوم بتخزين وتنظيم وتكويد المستندات كالتالي :
اختيار اللغة :
عند فتح البرنامج ستجد واجهة لتختار منها اللغة المفضلة لديك للعمل على البرنامج وهنا سنختار اللغة العربية ثم نضغط على تشغيل
الدخول للبرنامج :
نكتب كلمة اسم المستخدم وكلمة السر وهنا اسم مدير النظام : ahmed وكلمة السر : 123
واجهة البرنامج لمدير النظام:
ستظهر هذه الواجهة لمدير النظام وبها الاعدادات والدخول لبرنامج الارشيف الالكتروني
ملحوظة : يجب عدم غلق فورم الدخول اثناء العمل وذلك لارتباط صلاحيات مستخدم النظام بالعمل على البرنامج
اعدادات مسار مجلد البرنامج :
بالضغط على اعدادات ستظهر هذه الواجهة لكتابة المجلد الذي سيعمل من خلاله البرنامج
والذي يمكن من خلال نسخ مسار المجلد المختار لعمل البرنامج
ثم لصق المسار بالضغط على Ctrl+V ثم الضغط على حفظ
ويمكن ان يكون مسار مجلد البرنامج على مجلد مشترك باحد الاجهزة او على احد السيرفرات
مستخدمي النظام وصلاحياتهم :
بالضغط على المستخدمين ستظهر هذه الواجهة لاضافة او تعديل او حذف مستخدمي النظام وتحديد صلاحيات المستخدم وهي :
مدير النظام : تظهر له كافة القوائم والذي يمكنه من خلاها تعديل كافة بيانات البرنامج
مدخل بيانات : تظهر له فقط قائمة الارشيف والذي يمكنه من خلالها اضافة وحذف وتعديل الملفات والمستندات بالبرنامج
قراءة : تظهر له فقط قائمة الارشيف ويمكنه الاطلاع على المستندات والملفات ولكن لايمكنه الاضافة او الحذف او التعديل بالبرنامج
تغيير كلمة السر :
عند الضغط على تغيير كلمة السر ستظهر هذه الواجهة لتغيير الكلمة الحالية لمدير النظام او لأي مستخدم آخر
أنواع الملفات :
عند الضغط على أنواع الملفات ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل وتكويد انواع الملفات التي سيتم ادخالها بالبرنامج والتي تحتوي على نوع الملف مثلا ماليات ومسار الملف في مجلد البرنامج مثلا Finance وكود الملف والذي سيتم اضافته لاسم المستند عند تسجيله بالبرنامج وهنا مثلا حرف F
وبمجرد تسجيل اي نوع للملفات سيتم انشاء مجلد بنفس اسم المسار داخل مجلد البرنامج
مستندات :
عند الضغط على مستندات ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل وتكويد اسماء المستندات التي سيتم ادخالها بالبرنامج والتي تحتوي على اسم المستند مثلا مستندات ملكية وكود المستند والذي سيتم اضافته لاسم المستند عند تسجيله بالبرنامج وهنا مثلا ow
حالة الملف :
عند الضغط على حالة الملف ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل الحالات المختلف التي سيتم دخالها بالبرنامج لكل ملف وهنا مثلا جاري وتم ومتوقف
غرف :
عند الضغط على غرف ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل اسماء الاماكن التي بها الملفات والتي سيتم تسجيلها بالبرنامج والتي يمكن ان تكون مثلا غرفة او ادارة او قسم
دواليب :
عند الضغط على دواليب ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل اسماء الدواليب التي بها الملفات والتي سيتم تسجيلها بالبرنامج والتي يمكن ان تكون مثلا دولاب او خزينة او استاند
رفوف :
عند الضغط على رفوف ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل اسماء الرفوف التي بها الملفات والتي سيتم تسجيلها بالبرنامج والتي يمن ان تكون مثلا رف او درج
الأرشيف :
عند الضغط على الأرشيف ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل الملفات بالبرنامج وعند اختيار نوع الملف سيتم اعطاء رقم تلقائي للملف لهذا النوع في هذه السنة والذي يمكن تعديله وفقا لاحتياجك
وبمجرد حفظ الملف سيتم انشاء مجلد باسم رقم الملف داخل مجلد باسم السنة داخل مجلد نوع الملف
نضغط على القائمة المنسدلة عند اسم المستند لاختيار المستند المراد تسجيله داخل هذا الملف
ويظهر بجواره عدد مرفقات هذا المستند وهو هنا صفر لانه مستند جديد ولم يتم ارفاق مستندات له بعد ولاضافة مرفقات نضغط على الرقم المجاور للمستند ليفتح الواجهة التالية
والتي يمكن من خلالها اضافة او حذف اية مرفقات للمستند ولاضافة مرفقات لهذا المستند نضغط على اضافة واختيار الاوراق او المرفقات المراد اضافتها لهذا المستند (بصيغة بي دي اف) وهنا يمكن اختيار ملف واحد او عدة ملفات معا ثم نضغط على اوافق
سيتم اضافة الاوراق او المرفقات التي تم اختيارها للبرنامج ونقلها للمجلد الذي تم انشاؤه برقم الملف وتكويدها بتسلسل على حسب عددها
فمثلا الورقة او المرفق الاول ثم تكويده وتغيير اسمه الى F20241ow1 بحيث يرمز اول حرف من اليسار الى كود نوع الملف ثم السنة ثم رقم الملف ثم كود المستند ثم رقم تلقائي لمسلسل الورقة او المرفق
وعند غلق فورم تحميل المرفقات سيتم ظهور عدد المرفقات بجوار المستند واسماء وعدد كل المرفقات بعد تكويدها
واذا تم حذف اي من المرفقات سيتم حذفها من قاعدة البيانات وليس من المجلد وستظهر على اليسار الملفات التي تم حذفها او غير المسجلة بالبرنامج
واذا تم الضغط على تصدير الملف سيتم نسخ مستندات الملف الى مجلد باسم موضوع الملف داخل مجلد باسم Export دخل المجلد الرئيسي للبرنامج
واذا تم الضغط على طباعة سيتم طباعة محتوي الملف عرض عدد المستندات واسم منشأ الملف واخر من قام بالتعديل وتاريخ الانشاء واخر تعديل
الاصدار الثاني للبرنامج
تم التعديل في الاعدادات لتصبح لك الامكانية لتعديل او تغيير اسم قاعدة البيانات وكذلك عمل نسخة احتياطية واستعادة قاعدة البيانات في اي وقت كالتالي :
اسم قاعدة البيانات
يمكنك ترك الاسم الافتراضي لقاعدة البيانات او تغييرها للاسم الذي ترغب به
موقع قاعدة البيانات
يمكنك ترك موقع قاعدة البيانات داخل مجلد البرنامج او تغييره سواء على الجهاز او على مجلد مشترك على جهاز اخر او خادم وبذلك تستطيع فصل قاعدة البيانات عن الملفات التي يتم تخزينها بالبرنامج
بمجرد الضغط على حفظ سيصبح البرنامج اختصار لقاعدة البيانات التي تم تحديد مكانها وبذلك تستطيع نسخ هذا الاختصار لاي مكان اخر وتعمل على قاعدة بيانات واحدة سواء كنت مستخدم واحد او عدة مستخدمين
نسخة احتياطية
يمكنك انشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات في اي وقت للحفاظ على بياناتك
بالضغط على نسخة احتياطية سيتم عمل نسخة من قاعدة البيانات في مجلد باسم Backup وبتسلسل تلقائي
استعادة قاعدة البيانات
يمكنك استعادة اية نسخة احتياطية تم عملها سابقا لقاعدة البيانات في حالة الحاجة لذلك
بالضغط على استعادة قاعدة البيانات ستظهر هذه النافذة والتي يمكنك من خلالها اختيار احد النسخ الاحتياطية لاسترجاعها بدلا من قاعدة البيانات الحالية ويجب لعمل ذلك انهاء اي اتصال للمستخدمين حتى يمكن استبدال قاعدة البيانات الحالية بالنسخة الاحتياطية المراد استرجاعها
بمجرد اختيار النسخة الاحتياطية والضغط على فتح ستظهر هذه الرسالة بانه قد تم عمل نسخة احتياطية من قاعدة البيانات السابقة واستعادة قاعدة البيانات التي تم اختيارها
تحميل البرنامج >> 👇 👇 👇
برنامج الارشيف الالكتروني مجاني متعدد اللغات الاصدار الاول
برنامج الارشيف الالكتروني مجاني متعدد اللغات الاصدار الثاني