في عصرنا الرقمي الحالي، تلعب الاتصالات دورًا حيويًا في كل جانب من جوانب حياتنا، ومجال المراسلة يعتبر حيوي لتبادل المعلومات بين الأفراد والمؤسسات، حيث أصبح بالإمكان التواصل بسلاسة عبر مسافات بعيدة بسرعة وكفاءة غير مسبوقة. مع الارتفاع المستمر لأسعار الورق وأدوات الطباعة أصبحت الحاجة إلى أدوات المراسلة الإلكترونية الفعّالة أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى. يمكن لبرامج المراسلة الإلكترونية أن تمكّن المستخدمين من تجاوز القيود التقليدية للاتصال، مما يتيح لهم الاتصال والتعاون والتواصل بسهولة ويسر بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
يتميز برنامج المراسلات بما يلي:
دعم متعدد اللغات: صمم البرنامج ليدعم المستخدمين من خلفيات لغوية متنوعة، مما يوفر الدعم لعدة لغات. وهذا يضمن شمولية وإمكانية الوصول لمجموعة واسعة من المستخدمين.
الوصول المجاني: يمكن للمستخدمين الوصول إلى برنامج المراسلات دون دفع أي تكاليف. وهذه القابلية المالية تجعله خيارًا مغريًا للمؤسسات التي تعمل ضمن قيود ميزانيتها.
واجهة سهلة الاستخدام: يتميز البرنامج بواجهة سهلة الاستخدام تسهل التنقل لجميع المستخدمين، بغض النظر عن مستوى استفادتهم التقنية. وهذا يضمن أن يتمكن المستخدمون من التنقل في البرنامج مع حد أدنى من التدريب أو التوجيه.
إعدادات قابلة للتخصيص: لدى المسؤولين القدرة على تخصيص مختلف الإعدادات داخل البرنامج لتتماشى مع الاحتياجات والتفضيلات المحددة لمؤسستهم. ويشمل ذلك خيارات لضبط صلاحيات المستخدمين، وتكوين هيكل المؤسسة، وتخصيص عناصر الواجهة.
مركزية مركز الاتصالات: يعمل برنامج المراسلات كمركز مركزي للاتصالات، مما يتيح للمستخدمين إرسال واستقبال الرسائل والمستندات والمهام داخل منصة واحدة. وهذا يبسط عمليات الاتصال ويعزز الكفاءة.
قدرات إدارة الوثائق: بالإضافة إلى تسهيل الاتصال، يوفر البرنامج قدرات قوية لإدارة الوثائق. يمكن للمستخدمين تحميل وتخزين ومشاركة المستندات داخل المنصة، مما يضمن التعاون السلس والوصول إلى المستندات.
تلقائية العمليات: يدعم البرنامج العمليات التلقائية، مما يتيح للمستخدمين تبسيط المهام وسير العمل. وهذا يمكن أن يساعد في تقليل العبء اليدوي وتحسين الإنتاجية العامة داخل المؤسسة.
التحكم في الوصول بناءً على الأدوار: يستخدم البرنامج التحكم في الوصول بناءً على الأدوار، مما يتيح للمسؤولين تحديد أدوار وأذونات المستخدمين استنادًا إلى التسلسل الهرمي التنظيمي ومسؤوليات الوظيفة. وهذا يضمن أن يكون لدى المستخدمين الوصول إلى الميزات والمعلومات ذات الصلة بأدوارهم فقط.
سجل التدقيق: يحتفظ البرنامج بسجل تفصيلي لجميع أنشطة المستخدمين وتفاعلاتهم داخل المنصة. وهذا يضمن الاعتبار والشفافية، حيث يمكن للمسؤولين تتبع أفعال المستخدمين ومراقبة استخدام النظام.
التواصل الآمن: تتم تنفيذ تدابير الأمان لحماية المعلومات الحساسة المبادلة داخل برنامج المراسلات. ويشمل ذلك بروتوكولات التشفير، وآليات المصادقة للمستخدم، وضوابط الوصول إلى البيانات لحماية ضد الوصول غير المصرح به وانتهاكات البيانات.
هنا نشرح خطوات اعداد والعمل على برنامج المراسلات الإلكترونية متعدد اللغات كالتالي :
اختيار اللغة :
عند فتح البرنامج ستجد واجهة لتختار منها اللغة المفضلة لديك للعمل على البرنامج ثم الضغط على تشغيل لبداية العمل.
الدخول للبرنامج :
اكتب كلمة اسم المستخدم وكلمة السر وهنا اسم مدير النظام : ahmed وكلمة السر : 123 وعند الضغط على مفتاح انتر ستتاح الامكانية لتغيير كلمة السر.
الاعدادات:
بالضغط على اعدادات ستظهر هذه الواجهة لضبط الاعدادات الخاصة بالبرنامج ومن خلال هذه النافذة يمكنك تحديد موقع مجلد البرنامج والذي سيتم نسخ الملفات له ويجب ان يكون مجلد مشترك باحد الاجهزة او على احد السيرفرات ليستطيع العمل عليه كافة المستخدمين وكذلك تحديد اسم وموقع قاعدة البيانات وبمجرد الضغط على حفظ سيتم انشاء قاعدة بيانات في الموقع الذي تم اختياره وتحويل البرنامج الى اختصار يمكن نسخه لاي مكان وذلك للحفاظ على سرية الملفات المسجلة وسيتم الاطلاع على اي مستندات من خلال البرنامج وفقا لصلاحيات كل مستخدم
ويمكن من هنا انشاء نسخ احتياطية للبرنامج وكذلك استرجاع اية نسخة احتياطية في اي وقت
مستخدمي النظام وصلاحياتهم :
بالضغط على المستخدمين ستظهر هذه الواجهة لاضافة او تعديل او حذف مستخدمي النظام وتحديد صلاحيات المستخدم وهي :
مدير النظام : تظهر له كافة القوائم والذي يمكنه من خلاها تعديل كافة بيانات البرنامج
مدخل بيانات : تظهر له فقط قائمة الارشيف والذي يمكنه من خلالها اضافة وحذف وتعديل الملفات والمستندات بالبرنامج
قراءة : تظهر له فقط قائمة الارشيف ويمكنه الاطلاع على المستندات والملفات ولكن لايمكنه الاضافة او الحذف او التعديل بالبرنامج
محادثة : لامكانية الدخول الى غرف المحادثات لارسال واستقبال الرسائل الفورية ويتم ذلك دون الحاجة للاتصال بالانترنت
أنواع الملفات :
عند الضغط على أنواع الملفات ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل وتكويد انواع الملفات التي سيتم ادخالها بالبرنامج والتي تحتوي على نوع الملف مثلا ماليات ومسار الملف في مجلد البرنامج مثلا Finance وكود الملف والذي سيتم اضافته لاسم المستند عند تسجيله بالبرنامج وهنا مثلا حرف F
وبمجرد تسجيل اي نوع للملفات سيتم انشاء مجلد بنفس اسم المسار داخل مجلد البرنامج
مستندات :
عند الضغط على مستندات ستظهر هذه الواجهة لاضافة وتعديل وتكويد اسماء المستندات التي سيتم ادخالها بالبرنامج والتي تحتوي على اسم المستند مثلا مستندات ملكية وكود المستند والذي سيتم اضافته لاسم المستند عند تسجيله بالبرنامج وهنا مثلا ow
مستوى الادارة :
عند الضغط على مستوى الادارة ستظهر هذه الواجهة لعرض مستويات الادارة الخمسة بداية من رئيس الهيئة او المصلحة نهاية الى الموظف ويمكن تغيير اسم مستوى الادارة ولكن لا يمكن الاضافة او الحذف لاي من هذه المستويات
مستوى الرسائل :
عند الضغط على مستوى الرسائل ستظهر هذه الواجهة لعرض مستويات ارسال المهام او الاجراءات وفقا لصلاحيات كل مستخدم فمثلا رئيس الهيئة يستطيع اسناد مهمة او ارسال اجراء لوكلاء الوزارة ووكيل الوزارة يستطيع اسناد مهمة او ارسال اجراء لمديري العموم التابعين لوكالة الوزارة التي يرأسها وكذلك المدير العام مع مديري الادارات التابعين له ومدير الادارة مع موظفي الادارة التي يرأسها وهنا يمكن تغيير المسمى ولكن لا يمكن الاضافة أو الحذف
غرف المحادثات :
عند الضغط على غرف المحادثات ستظهر هذه الواجهة لعرض غرف الدردشة والتي يمكن من خلالها ارسال واستقبال الرسائل الفورية فمثلا الغرفة الرئيسية يستطيع الجميع التحادث من خلالها اما وكالة الوزارة فيستطيع الموظفين التابعين لوكالة وزارة التحدث مع بعضهم وكذلك غرفة الادارة العامة والادارة يتستطيع الموظفين التابعين لهم التحدث بينهم من خلال هذه الغرف ويمكن من هنا تغيير المسمى ولكن لا يمكن الاضافة او الحذف
إجراء :
عند الضغط على إجراء ستظهر هذه الواجهة لعرض المهام او الاجراءات والتي سيتم الاختيار منها سواء لتنفيذها على المستند او ارسالها لاحد الموظفين للتنفيذ ويمكن تغيير المسمى وكذلك الاضافة او الحذف
باقي قوائم الاعدادات :
يمكن تغيير المسميات أو الاضافة او الحذف لاحد عناصر باقي القوائم في الاعدادات وفقا لحاجة العمل
الملفات :
عند الضغط على ملفات ستظهر هذه الواجهة لعرض كافة الملفات بالمنشأة وفقا لصلاحيات كل مستخدم فمثلا يرى الموظف الملفات التي انشأها ولا يرى الملفات التى انشأت عن طريق مستخدم اخر ولكن المدير يستطيع عرض ملفات مرؤسيه وكذلك باقي مستويات الادارة الاعلي فكل مستوي يستطيع رؤية الملفات للمستوى الاقل منه ويمكن لاي فرد اضافة ملفات ولكن لا يمكن التعديل او الحذف الا عن طريق منشأ الملف فقط وعند اضافة ملف جديد سيتم اعطاء رقم تلقائي للملف وفقا للنوع المختار في هذه السنة
وبمجرد حفظ الملف سيتم انشاء مجلد باسم رقم الملف داخل مجلد باسم السنة داخل مجلد نوع الملف
المستندات :
ولاضافة مستندات لاي ملف اضغط على المفتاح بعنوان مستندات بجوار كل ملف لتظهر الواجهة التالية لاضافة او حذف مستندات للملف
ولاضافة مرفقات لاي مستند اضغط على الرقم بجوار المستند لتظهر الواجهة التالية والتي من خلالها تستطيع اضافة او حذف اية مرفقات للمستند وكذلك يمكن من هنا تصدير مرفقات المستند او حتى الملف كله وفقا لصلاحيات كل مستخدم
الاجراءات :
ولاضافة اجراء او مهمة اضغط على إجراءات لتظهر الواجهة التالية والتي يمكنك من خلالها اضافة الاجراء الذي تريد تسجيله وكذلك يمكنك ارسال او اسناد مهمة الى احد الموظفين وكذلك كتابة رسالة بتعليمات او ملحوظات له وبامكان المستويات الاعلى ارسال اجراء او مهمة للمديري المستويات الاقل في أن واحد وذلك بالضغط على مفتاح ارسال
الصادر :
ولاستعراض الاجراءات او المهام التي تم ارسالها اضغط على صادر من قائمة اجراءات لستظهر الواجهة التالية وبها بيانات اساسية لكل اجراء تم ارساله وفي حالة الرغبة في رؤية تفاصيل اكثر اضغط على مفتاح عرض بجوار كل مهمة او اجراء
الوارد :
ولاستعراض الاجراءات او المهام التي وردت اليك اضغط على وارد بقائمة الاجراءات وستلاحظ كتابة عدد المهام او الاجراءات التي وردت ولم تسجل او تجري اية اجراء عليها والتي تظهر باللون الاحمر عند الضغط على مفتاح الوارد والتي تظهر بيانات اساسية لكل اجراء تم وروده وفي حالة الرغبة في رؤية تفاصيل اكثر اضغط على مفتاح عرض بجوار كل مهمة او اجراء
وعند استعراض الاجراءات او المهام الواردة ستظهر بيانات المرسل والرسالة الواردة منه ويمكن اجراء مهمة او اجراء اخر وارسالها للموظف او الموظفين المرغوب الارسال لهم
اجراءات :
بالضغط على اجراءات لاستعراض كافة الاجراءات وذلك وفقا لصلاحيات كل مستخدم فمثلا الموظف يرى الاجراءات الخاصة به فقط ويرى المدير الاجراءات التي تمت من الموظفين تحت رئاسته وكذلك بالنسبة للمستويات الاعلى يستطيع كل مستوى ادراي ان يرى الاجراءات الخاصة بالمستويات الاقل التابعة لاداراته او مستواه الاداري ولا يمكن تعديل او حذف اي اجراء الا من خلال من تم بواسطته
محادثة :
بالضغط على محادثة ستظهر غرف المحادثة لارسال واستقبال الرسائل الفورية بدون استخدام الانترنت ويوجد بها غرفة رئيسية لكل الموظفين وغرف للمستويات الادارية المختلفة حتي يستطيع الموظفين في كل مستوى اداري تبادل المحادثات الخاصة باداراتهم
تحميل البرنامج >> >> 👇 👇 👇
برنامج المراسلات الإلكترونية المجاني متعدد اللغات الاصدار الاول
برنامج المراسلات الإلكترونية المجاني متعدد اللغات الاصدار الثاني